"Die Dokumentation ist die systematische Zusammenstellung der Beobachtungen, ohne die die Erkenntnisse wieder vergessen oder durcheinandergebracht werden konnten. Dokumentiert werden sowohl Erkenntnisse aus systematischen als auch aus ungeplanten Beobachtungen. Die systematische Beobachtung und die Dokumentation der Beobachtungen ist eine Grundlage professionellen erzieherischen Handelns. Aus den Beobachtungsergebnissen werden Handlungsempfehlungen für die pädagogische Arbeit und die Zusammenarbeit mit den Eltern abgeleitet. Erzieherinnen haben den gesetzlichen Auftrag, die Selbstbildungsprozesse und Entwicklungsstände der Kinder zu beobachten und zu dokumentieren. Um diesen Auftrag umsetzen zu können, muss das Beobachtungskonzept mit seinen ggf. verschiedenen Verfahren und Dokumentationsformen Teil der Einrichtungskonzeption sein. Welches Verfahren eingesetzt wird, hängt von verschiedenen Vorgaben ab: Zum einem sind die Richtlinien bzw. Empfehlungen des länderspezifischen Bildungsplans zu berücksichtigen. Dazu gilt es, die Vorgaben des Trägers mit einzubeziehen. Da die Ziele pädagogischer Beobachtung vielfältig sind, erscheint eine Kombination mehrerer Verfahren sinnvoll. Viernickel und Völkel (2009, S. 30) schlagen ein Beobachtungssystem mit verschiedenen Verfahren vor:
- ein Verfahren, das seinen Fokus auf die Aktivitäten und Bildungsprozesse von Kindern richtet
- ein Verfahren, das die kindliche Entwicklung in einem Entwicklungsbereich oder - umfassend - in mehreren Entwicklungsbereichen umfasst
- ein Verfahren, das mit relativ geringem Aufwand feststellen hilft , bei welchen Kindern eventuell ein Entwicklungsrisiko besteht, dem genauer nachgegangen werden muss.
Lipp-Peetz (2007, S. 53 ff .) beschreibt Kriterien zur Auswahl eines bestimmten Beobachtungsinstrumentes:
- Kontextbezug: Kindliches Verhalten steht immer im Zusammenhang mit der personellen und räumlichen Umwelt. Berücksichtigt das Verfahren den Kontext?
- Trennung zwischen Wahrnehmung und Interpretation: Wird auf eine sorgfältige Beschreibung des Wahrgenommenen Wert gelegt?
- Beobachtungen losen bei der Fachkraft Gefühle aus. Wird man aufgefordert, diesen nachzugehen?
- Perspektivenwechsel: Wird daran gedacht, die Perspektive des Kindes einzunehmen?
- Schlagt das Verfahren begründete Schwerpunkte vor, die beobachtet werden (z.B. Engagiertheit und Wohlbefinden, Lerndispositionen)?
- Liegt den vorgeschlagenen Dokumentationsformen eine wertschätzende Haltung und der Stärkenansatz zugrunde?
- st ein Dialog mit den Kindern vorgesehen?
- Konsequenzen aus den Beobachtungen: Wird im Konzept nach pädagogischen Konsequenzen gefragt?
- Sieht das Konzept den Austausch mit Kolleginnen vor?
Dem Datenschutz kommt im Zusammenhang mit dem Einsatz von Beobachtungs- und Dokumentationsverfahren eine hohe Bedeutung zu. Ausgehend vom Bildungs-und Erziehungsauftrag der Kindertageseinrichtungen sind Beobachtungen und Dokumentationen zulässig. Sie bedürfen keiner ausdrücklichen Genehmigung seitens der Eltern. Aus Gründen der Transparenz sollten die Eltern dennoch ausreichend informiert werden, z. B. durch entsprechende Regelungen im Betreuungsvertrag. Selbstverständlich sollte es sein, dass die Eltern Einsicht in Bildungs- und Lerndokumentationen bekommen, mit der Möglichkeit, den Fachkräften Fragen zu stellen.
Je nach Inhalt müssen Unterlagen bzw. Portfolios z. B. in einem Büro lagern, um sie vor neugierigen Besuchern oder Kindern schützen zu können. Die Weitergabe von Daten an Dritte ohne Zustimmung der Betroffenen ist nicht erlaubt. Unproblematisch ist es, wenn die Eltern, z.B. im Bereich der Zusammenarbeit mit der Schule, über Art und Inhalt der Datenweitergabe informiert worden sind und sie ihr Einverständnis zur Weitergabe gegeben haben.
Dokumentationen bzw. Portfolios sollen am Ende der Kindergartenzeit den Kindern ausgehändigt werden, da es keinen Grund gibt, sie in der Einrichtung aufzubewahren (Gerstein in Lipp-Peetz 2007, S. 89 ff .)."