Schwanger, Sabbat-Jahr, Grippe – PersonalnotAuch das noch!

Im Kita-Alltag kommt es immer wieder vor, dass die Leitung mit kleineren oder größeren Katastrophen zu kämpfen hat. Wie sie diese managen kann, zeigt unsere Reihe anhand von Beispielen.

Schwanger, Sabbatjahr, Grippe – Personalnot
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Im Herbst 2016 war es soweit: Wir eröffneten unsere zweigruppige Kinderkrippe und starteten mit einem kleinen Team. Die Zahl der Kinder stieg kontinuierlich an und so vergrößerte sich nach und nach auch unser Team. Motiviert erarbeiteten wir eine Konzeption und gestalteten die Tagesstruktur. Wichtig war uns von Anfang an, dass die Kinder alle pädagogischen Fachkräfte gut kennen, damit wir uns bei Krankheit und in Urlaubszeiten gegenseitig vertreten konnten. Das hatte den Vorteil, personelle Engpässe ohne großes Aufsehen meistern zu können.

Doch ab Sommer 2017 nahm das Unheil seinen Lauf: Die erste pädagogische Fachkraft verließ uns aus gesundheitlichen Gründen. Zur gleichen Zeit reduzierte sich die Doppel-Leitungsfunktion aufgrund von Schwangerschaft mit anschließender Elternzeit auf eine einzelne Leitungsstelle. Zwei neue pädagogische Fachkräfte wurden eingestellt und fanden sich gut in unsere Einrichtung und ins Team ein. Im Herbst konnten wir dann noch zwei FSJ-lerinnen für uns gewinnen – eine für sechs Monate, die zweite für ein ganzes Jahr.

Der nächste Einschnitt ließ jedoch nicht lange auf sich warten: Zum darauffolgenden Jahreswechsel widmete sich eine Erzieherin der eigenen Selbstverwirklichung und begab sich für längere Zeit auf Reisen. Keine zwei Wochen nach deren Weggang überraschte uns eine andere Kollegin mit der freudigen Nachricht über bevorstehenden Nachwuchs. Mit einem sofortigen Arbeitsverbot schied sie im Januar 2018 von einem Tag auf den anderen aus. Doch damit nicht genug. Das Drama setzte sich fort, als eine weitere Fachkraft krankheitsbedingt für mehr als einen Monat ausfiel. Alles in allem waren schließlich noch genau drei von sieben pädagogischen Vollzeit-Fachkräften arbeitsfähig. Ratlosigkeit und leichte Verzweiflung machten sich breit: Was kann man tun, wenn in einer kleinen Einrichtung in kurzer Zeit das halbe Team wegbricht? Als feststand, dass neues Personal frühestens nach dem ersten Quartal eingestellt werden konnte, musste für die verbleibenden drei Monate ein „Notfallplan bei akuter Unterbesetzung“ her.

Unsere erste Maßnahme bestand darin, die Anzahl der betreuten Kinder zu überprüfen, um evtl. die Betriebserlaubnis ändern lassen zu können. In engem Kontakt mit dem zuständigen „Kommunalverband Jugend und Soziales“ (KVJS) konnten wir dies erreichen und unsere Betriebserlaubnis änderte sich von 18 auf 15 zu betreuende Kinder. Praktisch umsetzen ließ sich das, weil zwei gerade 3 Jahre alt gewordene Kinder die Krippe verließen und wir eine Eingewöhnung verschieben konnten. Unser oberstes Gebot war, dass die Kinder möglichst wenig von der Ausnahmesituation mitbekommen sollten. Zugleich holten wir umgehend die Familien ins Boot und klärten sie über die bestehende Problematik auf. Diese Transparenz schaffte Verständnis und stärkte die Arbeit auf Augenhöhe.

In einem weiteren Schritt überprüften wir die Betreuungszeiten. Im Ergebnis konnte das „Betreuungspaket 2“ (bis 16.00 Uhr) auf eine Betreuung bis 14.30 Uhr reduziert werden. Nach offenen Informationsgesprächen kamen uns die Familien sehr entgegen und fanden eine Lösung, die Kinder täglich ab 14.30 Uhr von Familienmitgliedern betreuen zu lassen. Dies eröffnete uns wiederum die Möglichkeit, sämtliche Dienstpläne den veränderten Betreuungszeiten anzupassen, somit den Personalschlüssel einzuhalten und unserer Aufsichtspflicht nachzukommen.

Des Weiteren mussten umgehend die Zuständigkeiten des Personals geändert werden. Da die beiden frisch ausgeschiedenen Fachkräfte in derselben Gruppe gearbeitet hatten, fehlten dort die konstanten Bezugspersonen. Nach Absprache im Team nahmen wir einen Gruppenwechsel vor, der ruhig und reibungslos verlief. Denn die Kinder waren durch Vertretungssituationen bereits mit der jetzt zuständigen Kollegin vertraut. Für sinnvoll hielten wir in dieser schwierigen Zeit auch einen Aufnahmestopp. Eine anstehende Eingewöhnung war nach unserer Einschätzung ebenfalls nicht zu leisten. In engem Austausch mit der neuen Familie konnten wir hier eine Verschiebung aushandeln. Dies bedeutete eine große Entlastung für das gesamte pädagogische Team.

Als weitere Maßnahme, mit der wir gute Erfahrungen gemacht haben und auf die wir jederzeit wieder zurückgreifen würden, stellten wir eine ungelernte Aushilfskraft ein, die uns von einer Zeitarbeitsfirma vermittelt wurde (pädagogische Vorerfahrungen vorhanden). Die Hauptaufgabe der Aushilfskraft bestand darin, sich den Kindern während des Freispiels zu widmen, sie beim Essen zu begleiten und einzelne hauswirtschaftliche Tätigkeiten zu übernehmen. So wurde den anderen Erzieher* innen der Rücken freigehalten, die sich dann auf die Alltagsplanung konzentrieren konnten, um ihrer pädagogischen Verantwortung gerecht zu werden und den Überblick über die Gruppe zu behalten.

Während dieser Durststrecke von drei Monaten erwischte dann auch noch die drei übriggebliebenen Fachkräfte eine Krankheitswelle. Das hatte noch intensivere Kontakte zu den Eltern zur Folge. Wir starteten eine Abfrage, in der sie wegen des akuten Personalmangels gebeten wurden, ihre Kinder nur im Notfall in die Einrichtung zu bringen. Positive Resonanz und Verständnis waren groß: Die Kinder, die ausnahmsweise von Großeltern oder anderen Familienmitgliedern betreut werden konnten, wurden für eine Weile nicht in die Einrichtung gebracht. Alle Beteiligten waren froh, die Krippe so zumindest teilweise in Betrieb halten zu können. Auf diese Weise konnten wir den allerletzten Schritt, nämlich die Einrichtung vorübergehend komplett zu schließen, zum Glück vermeiden.

Rückblickend ist zu sagen, dass das Team in dieser schwierigen Phase zusammengerückt ist und wir als Träger ebenfalls gestärkt daraus hervorgingen. Für künftige Ausnahmesituationen sind wir mit unserem Notfallplan nun bestens gewappnet.

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