In jeder Kindertageseinrichtung werden personenbezogene Daten der Kinder, der Eltern sowie der Beschäftigten verarbeitet (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, Religionszugehörigkeit). Jede Verarbeitung solcher personenbezogener Daten muss auf einer Rechtsgrundlage beruhen (Grundsatz der Rechtmäßigkeit). In Kitas gilt der Betreuungsvertrag als rechtliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Ziel des Datenschutzes
Der Datenschutz dient in erster Linie dem Schutz der Betroffenen bzw. in diesem Fall der Kinder und deren Eltern. Es werden nur Daten gespeichert, die für die Betreuung der Kinder relevant sind. Alle erhobenen Daten dürfen nur so lange gespeichert bzw. aufbewahrt werden, wie sie auch benötigt werden. Verlässt ein Kind die Kita, müssen alle zu diesem Kind gesammelten Daten gelöscht oder gegebenenfalls den Eltern ausgehändigt werden. Das gilt sowohl für digital festgehaltene Daten, als auch für gedruckte oder handschriftliche Angaben.
Umgang der Fachkräfte mit persönlichen Daten und Informationen
Beim täglichen Gespräch mit Eltern, z.B. beim Bringen oder Abholen des Kindes, werden oft private Themen der Familien ausgetauscht. Auch Kinder plaudern häufig beim Spielen oder im Gespräch mit den Erziehern persönliche Geschichten aus dem Familienalltag aus. Viele Fachkräfte geraten dadurch in Unsicherheit, wie sie am besten mit diesen Informationen umzugehen haben. Grundsätzlich gilt, dass alle Daten, die sie (sowohl zufällig, als auch mit Absicht) über das Kind erhalten, ausreichend geschützt werden müssen. Die Einhaltung der Schweigepflicht der Fachkräfte ist hier das A und O. Außerdem ist die Anschaffung von Aktenordnern, in die alle gesammelten Daten der Kinder abgelegt werden, sinnvoll. Wichtig ist, dass solche persönlichen Daten vor Einsichtnahme von unbefugten Dritten geschützt werden.
Bestimmte Daten dürfen auch ohne eine ausdrückliche Einwilligung genutzt werden. Hierzu gehören beispielsweise personenbezogene Daten, die relevant für eine optimale Betreuung in der Kita sind. Die Erhebung folgender Daten sind auch ohne vorheriges Einholen einer Einwilligung erlaubt:
- Name, Adresse und Geburtstag des Kindes
- Name, Adresse und Telefonnummer der Eltern
- Impfungen des Kindes
- Kontaktinformationen des Hausarztes
- Krankheiten des Kindes, die der Einrichtung bekannt sein müssen
Wenn die Kita mehr Informationen über ein Kind abfragen will, muss die Einwilligung der Eltern des Kindes eingeholt werden. Außerdem muss der konkrete Zweck der Datenerhebung angegeben werden.
Entwicklungsdokumentation & Portfolios
Die Entwicklungsdokumentation enthält besonders vertrauliche Daten, z. B. zu Entwicklungsproblemen und der Gesundheit des Kindes und auch protokollierte Eltern- und Konfliktgespräche. Diese sehr sensiblen Daten sollten stets unter Verschluss gehalten werden. Außerdem sollten die Inhalte der Entwicklungsdokumentation nur den pädagogischen Fachkräften und den Eltern des Kindes bekannt sein.
Portfolios, die z. B. Basteleien und Beobachtungen aus dem Kita-Alltag enthalten, dürfen für die Kinder frei zugänglich aufbewahrt werden, wenn es denn zum Konzept des Portfolios gehört, dass die Kinder jederzeit nachschauen können. Sollten die Portfolios sensible Angaben (Bsp. Lieblingsessen, beste Freunde) oder Fotos enthalten, empfiehlt es sich, die Portfolios nach Benutzung unter Verschluss zu nehmen, um einem Diebstahl oder einer unbefugten Einsichtnahme vorzubeugen.
Speicherung & Ablage personenbezogener Daten
Um personenbezogene Daten ausreichend zu schützen ist es ratsam, sie entweder digital auf einem mit Passwort geschützten PC zu speichern oder Aktenordner anzulegen und diese in einem abschließbaren Schrank aufzubewahren. Listen mit personenbezogenen Daten dürfen nicht offen liegen gelassen werden (z.B. Anwesenheitslisten, Gruppenbücher, Übergabelisten…).
Versenden personenbezogener Daten
Beim Versenden personenbezogener Daten per Mail ist darauf zu achten, dass die gesendeten Informationen nicht in die Hände Dritter gelangen können. Durch die Verschlüsselung der Dokumente mit einem Kennwort oder durch die Speicherung in einer verschlüsselten Zipdatei kann dies gewährleistet werden. Es empfiehlt sich außerdem einen sicheren Online-Dateiaustauschdienst zu verwenden, durch den die verschlüsselten Dokumente von den Eltern heruntergeladen werden können.
Rechte der Eltern
Die Eltern/Erziehungsberechtigten haben jederzeit das Recht auf Auskunft über alle zu ihrer Person oder zu ihrem Kind gespeicherten Daten. Außerdem haben sie zusätzlich folgende Rechte bezüglich der gespeicherten Daten, die Ihre Person oder ihr Kind betreffen:
- Recht auf Löschung
- Recht auf Datenübertragbarkeit
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Berichtigung
- Widerspruchsrecht
Fotografieren in der Kita
Auch beim Fotografieren im Kindergarten oder in der Kita muss der Datenschutz beachtet werden. Da Bilder zu personenbezogenen Daten gezählt werden, die nicht relevant für die Betreuung sind, muss auch hier auf jeden Fall vorab die Einwilligung der Eltern eingeholt werden.
Fotos von Kitakindern dürfen ausschließlich mit Fotoapparaten, die Eigentum der Kita sind, gemacht werden. Private Kameras, Handys oder Tablets der Fachkräfte dürfen hierfür nicht genutzt werden.
Wichtig ist außerdem, dass die Eltern der jeweiligen Form der Verwendung der Fotos ausdrücklich zustimmen müssen, damit diese auch verwendet werden dürfen. Es ist zum Beispiel ein Unterschied, ob die Bilder ausschließlich in den Räumen der Kita ausgehängt werden, oder ob sie auf der Internetseite der Kita veröffentlicht werden. Auch die Dauer der Speicherung bzw. Verwendung muss den Eltern mitgeteilt werden.
Manchmal organisieren Kitaeinrichtungen einen Fotografen für einen Fototermin mit den Kindern. Auch hier müssen die Eltern vorab informiert werden. Nur die Kinder, deren Eltern eingewilligt haben, dürfen fotografiert werden. Die Fachkräfte haben die Pflicht darauf zu achten, dass kein Kind fotografiert wird, dessen Eltern nicht dazu eingewilligt haben. Darüber hinaus ist zu beachten, dass der Fotograf durch die Fachkräfte schriftlich darauf hingewiesen werden muss, dass jegliche Verwendung der Fotos der Einwilligung der Eltern bedarf.
(Stand der Informationen: 22.10.2019)
Quellen:
https://www.datenschutz.org/kita/
https://www.juraforum.de/lexikon/datenschutz
https://www.herder.de/kk/zeitschrift/archiv/2017/2-2017/privatsphaere-daten-und-deren-schutz-in-kita-und-kindertagespflege/
https://www.nifbe.de/component/themensammlung?view=item&id=793:datenschutz-in-kitas&catid=83
https://www.datenschutzzentrum.de/uploads/kita/veroeffentlichungen/Broschuere_Datenschutz_ZV.pdf
https://www.herder.de/kiga-heute/fachmagazin/archiv/2019-49-jg/8-2019/10-fragen-zum-thema-datenschutz-in-der-kita/