DienstplangestaltungEine Aufgabe mit besonderen Anforderungen

Dienstpläne in der Kita sind das Instrument, mit dem die Leitung die Arbeit aller Mitarbeiterinnen koordiniert und strukturiert. Situationen, die eine Änderung des Dienstplanes erfordern, gibt es fast täglich und nicht selten muss eine schnelle Entscheidung getroffen werden. Welche Aspekte beim Erstellen von Dienstplänen zu berücksichtigen sind und wie es der Leitung gelingen kann, sie bei der Umsetzung einzubeziehen, fasst der Beitrag zusammen.

Der pädagogische Alltag braucht Struktur, damit die Arbeitsprozesse in der Einrichtung zielführend und die Aufgabenbewältigung planvoll und effektiv verlaufen. Beim Stichwort Dienstplan denken die meisten Menschen spontan an perfekte Pläne und Stundentafeln, die an der Wand hängen und auf denen Einrichman einfach nur nachzuschauen braucht, um zu sehen, wer, zu welchem Zeitpunkt, wo, was, wie lange zu tun hat. Ein bisschen erinnert er an einen Fahrplan und die Mitarbeiterinnen können darauf sofort erkennen, wann sie wo in den Zug der Alltagsarbeit einsteigen müssen.

Der Dienstplan für eine Kindertageseinrichtung, auf dem die Stunden der einzelnen Mitarbeiterinnen eingezeichnet sind, ist – was nur wenige Außenstehende wissen – meist das Resultat eines langwierigen Koordinationsprozesses, der manche Leitung an den Rand der Verzweiflung bringt.

Gerade in Kitas und Kindergärten treffen viele und unterschiedliche Personen mit ihren vielfältigen und teilweise gegensätzlichen Erwartungen, Interessen und Sichtweisen aufeinander.

Gleichzeitig sind die Einrichtungen Betriebe mit – je nach Größe – 5 bis 15 Fachkräften, in denen die Erwartungen von Kindern und Eltern bestmöglich erfüllt und gleichzeitig die persönlichen Kompetenzen, (Wunsch-)Arbeitszeiten und Aufgaben der Mitarbeiterinnen „fachlich sinnvoll“ koordiniert werden müssen. Und weil es sich bei der Hauptzielgruppe um Kinder in einem höchst sensiblen Alter handelt, kann man nicht einfach Zahlen addieren, durch Tage dividieren und Gruppen oder Bereichen zuordnen.

Erwartungen berücksichtigen.

Die Erwartungen der Kinder: Wenn Kinder fragen: „Bist du morgen auch wieder da?“ oder „Warum bist du mittags in der grünen Gruppe und bleibst nicht bei uns?“, drücken sie ganz konkret auf ihre Art ihr Bedürfnis nach Verlässlichkeit und den Wunsch nach Bindung und Sicherheit aus. Das zu wissen und ernst zu nehmen, spricht gegen einen ständigen Wechsel der Mitarbeiterinnen in den Gruppen- oder Bildungsbereichen.

Die Erwartungen der Eltern: Eltern erwarten qualifizierte, motivierte Fachkräfte, die in der Lage sind, die Entwicklung ihres Kindes zu begleiten, den Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsauftrag zu erfüllen, und die flexibel auf ihre persönlichen Lebenssituationen und Betreuungsbedarfe eingehen. Dabei können Elternerwartungen beweit auseinandergehen. Während die einen nicht genug Bildungsangebote für ihr Kind bekommen können, heißt es für andere: Hauptsache mein Kind ist versorgt.

Die Erwartungen der Mitarbeiterinnen: Mitarbeiterinnen erwarten, dass bei der Dienstplangestaltung ihre persönlichen Arbeitszeitvorstellungen und Kompetenzen berücksichtigt werden und dass die Verteilung der Aufgaben und Arbeitszeit gerecht erfolgt. Das bedeutet, dass manche Mitarbeiterinnen nur zu eingeschränkten Zeiten und für bestimmte Aufgaben einsetzbar sind.

Die Erwartungen des Trägers: Träger erwarten, dass der Betrieb reibungslos funktioniert, dass die Betreuungszeiten entsprechend der aufsichtsrechtlichen Vorgaben personell besetzt sind, die arbeitsrechtlichen Anforderungen (Arbeitszeiten und vorgeschriebene Pausen) eingehalten werden, dass seine konzeptionellen Vorstellungen in der Einrichtung umgesetzt werden und die Eltern zufrieden sind. Das zu wissen, erhöht den Druck auf die Leitungskraft, den Ausgleich der unterschiedlichen Interessen im Auge zu haben und die Erwartungen optimal zu koordinieren.

Kriterien festlegen.

Eines der wichtigsten Kriterien für die Erstellung des Dienstplans muss die Erfüllung des gesetzlichen Auftrags zur Bildung-, Erziehung und Betreuung der Kinder sein, die die Einrichtung besuchen. Wer sich nun wundert, dass diese eigentlich selbstverständliche Anforderung hier noch einmal ausdrücklich erwähnt wird, kann beim Blick auf die alltägliche Praxis vieler Einrichtungen feststellen, dass dort Dienstpläne aus unterschiedlichsten Gründen mit so heißer Nadel gestrickt sind, dass die Mitarbeiterinnen auch bei bestem Willen zumindest zeitweise gerade einmal den Betreuungsauftrag erfüllen können. Weitere Kriterien sind:

  • die Betreuungsformen und daraus resultierende pädagogische und organisatorische Anforderungen
  • das Alter, der familiäre Hintergrund, aus dem die Kinder kommen, und ihre Anwesenheitszeiten n gesetzliche, aufsichts- und arbeitsrechtliche Vorgaben
  • konzeptionelle Vorgaben der Einrichtung oder des Trägers
  • Besonderheiten, die sich aus der Lage oder der räumlichen Situation der Einrichtung ergeben
  • Anzahl und Ausbildung der Mitarbeiterinnen und deren Wunscharbeitszeiten

Prioritäten setzen.

1) Wer Dienstpläne erstellt, sollte sich stets vergegenwärtigen, dass Bindung und Bildung gerade bei Kindern in einem sehr engen Zusammenhang stehen:

Kinder brauchen – je jünger, desto mehr – verlässliche Bezugspersonen, Rhythmen, Rituale und eine strukturierte Umgebung. Dies gilt nicht nur für die ganz Kleinen, sondern auch im besonderen Maße für Kinder, die in ihrer familiären Umgebung das Gegenteil davon erleben. Bei der Dienstplangestaltung ist demnach zu beachten, dass für diese Kinder für eine möglichst lange Zeit am Tag verlässliche Bezugspersonen zur Verfügung stehen. Das bedeutet deutet, dass z.B. in Gruppen mit Kindern unter drei Jahren diejenigen Mitarbeiterinnen eingesetzt werden, deren Arbeitszeit optimal mit der Öffnungszeit dieser Gruppe vereinbar ist. So kommt es zu möglichst wenig Personalwechsel in dieser Gruppe und es ist gewährleistet, dass die pädagogische Fachkraft auf die unterschiedlichen Bedürfnislagen eines Kleinkindes im Verlaufe eines Tages eingehen und das Verhalten des Kindes in Zusammenhang zu bestimmten Tagesereignissen bzw. Vorkommnissen bringen kann.

2) Wer Dienstpläne erstellt, muss wissen, dass an die einzelnen Betreuungsformen vom Gesetzgeber bestimmte Anforderungen gestellt werden. Deshalb steht in der Prioritätenliste die Erfüllung dieser Anforderungen ganz oben, da es rechtliche Konsequenzen haben kann, wenn die Vorgaben nicht eingehalten werden. Dazu gehört, die für die jeweilige Betreuungsform vorgesehene personelle Mindestbesetzung vorzuhalten, die Erfüllung der Aufsichtspflicht zu gewährleisten und dafür zu sorgen, dass i.d.R. mindestens zwei Fachkräfte anwesend sind, wenn sich Kinder in der Einrichtung aufhalten.

3) Wer Dienstpläne erstellt, muss wissen, zu welchen Zeiten wie viele Kinder die Einrichtung besuchen, damit der Personaleinsatz dann am höchsten ist, wenn die meisten Kinder in der Einrichtung sind. Voraussetzung dafür ist die systematische Erfassung der Anwesenheit der Kinder über einen längeren Zeitraum.

4) Wer Dienstpläne erstellt, muss die Qualifikation der Mitarbeiterinnen kennen und wissen, wer für welche Aufgaben in Kombination mit welchen Fachkräften eingesetzt werden kann und darf.

5) Wer Dienstpläne erstellt, muss berücksichtigen, dass die Arbeitszufriedenheit und damit die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiterinnen auch davon abhängt, ob sie die Arbeitszeiten mit ihren privaten Belangen (Familie, Freizeitgestaltung) vereinbaren können. Dieser Aspekt spielt für den reibungslosen Betrieb, die Atmosphäre und angesichts zunehmender Personalknappheit eine wichtige Rolle, auch wenn im Zweifelsfall gilt, dass die Mitarbeiterinnen für die Einrichtung da sind und nicht umgekehrt. 6) Wer Dienstpläne erstellt, muss im Blick haben, welche organisatorischen oder räumlichen Bedingungen für den reibungslosen Tagesablauf notwendig sind. Wenn der Essbereich zu klein ist, sodass in zwei Schichten gegessen werden muss, hat das natürlich Auswirkungen auf den Dienstplan und den Einsatz der Fachkräfte, ebenso wenn es keinen Bewegungsraum in der Einrichtung gibt und die Kinder zum Turnen ins entfernte Schulzentrum gehen müssen.

Die Prioritätensetzung – abhängig von unterschiedlichen Faktoren und der konkreten Situation vor Ort – ist notwendig, auch wenn klar sein muss, dass immer alles mit allem zusammenhängt. Mögliche Prioritäten sind:

  • Erfüllung der Grundbedürfnisse der Kinder
  • gesetzliche Vorgaben
  • Angebotsformen und Belegungszeiten
  • Interessen der Mitarbeiterinnen
  • konzeptionelle Aspekte
  • räumliche und organisatorische Erfordernisse

Zuständigkeit klären.

Von der Organisationsstruktur der Einrichtung und der Aufgabenbeschreibung der Leitung hängt es ab, wer für die Erstellung des Dienstplans verantwortlich ist. Aber für gewöhnlich ist das Leitungsaufgabe. In Frage kämen auch Verantwortliche aus übergeordneten Institutionen, die dann allerdings über gute Vorortkenntnisse verfügen müssen. Eine Delegation innerhalb des Teams ist fachlich und strukturell insofern problematisch, als im Ernstfall jemand autorisiert sein muss, einem anderen eine Anweisung zu seiner Arbeitszeit zu geben. Das kann und darf in der Regel nur die Leitung.

Wer für die Erstellung eines Dienstplanes verantwortlich ist, muss nicht nur rechnen können und die arbeitsund aufsichtrechtlichen Vorgaben kennen. Für diese Aufgabe ist auch ein hohes Maß an pädagogischer, entwicklungspsychologischer und organisatorischer Kompetenz erforderlich sowie die Fähigkeit, im Laufe der Erstellung mit allen Betroffenen zu kommunizieren und letztlich Entscheidungen zu treffen. Gerade dies ist manchmal problematisch, weil die Leitung es meist nicht allen recht machen kann und sich bei unterschiedlichen oder sogar gegensätzlichen Interessen innerhalb des Teams durch eine Entscheidung unbeliebt macht. Das birgt die Gefahr, dass Leitungskräfte Entscheidungen im Konsens zu treffen versuchen, um Spannungen zu vermeiden und sich den Zorn der anderen nicht allzu sehr zuzuziehen. Unter Umständen bekommen die fachlichen Aspekte dann nicht die notwendige Priorität, deshalb sind hier Mut und Durchsetzungsvermögen gefragt.

Teambeteiligung einplanen.

Die Beteiligung der Mitarbeiterinnen bei der Dienstplangestaltung sollte eigentlich in einer partnerschaftlich geführten Einrichtung aus unterschiedlichen Gründen selbstverständlich sein. Zum einen geht es um den ethischen Anspruch, alle Beteiligten mit ihren Interessen und Erwartungen ernst zu nehmen, zum anderen um das Wissen, dass eine Beteiligung die Akzeptanz des Dienstplans erhöht. Neben einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden führt das meist auch zu einer besseren Arbeitsatmosphäre, die wiederum positive Auswirkung auf die Entwicklungspotenziale der Kinder und das Lernklima in der Einrichtung hat. Kinder spüren sehr wohl, wenn etwas zwischen den Mitarbeiterinnen nicht stimmt, und in einem Haus voller Spannungen und Konflikte werden Kinder sich weniger frei bewegen und weniger neugierig fragen und forschen. Wichtig ist aber, dass zu Beginn des Beteiligungsprozesses der Spielraum für alle Beteiligten klar ist und deutlich gemacht wird, dass diese Form der Beteiligung keine Entscheidungskompetenz beinhaltet.

Grenzen der Beteiligung sind da, wo persönliche Vorlieben mit fachlichen oder organisatorischen Anforderungen nicht in Übereinstimmung gebracht werden können. Deshalb muss der Diskussionsprozess irgendwann zu Ende sein, die Leitung eine Entscheidung treffen und diese klar formulieren – notfalls in einer Anweisung. Denn Unklarheit bei der Vermittlung wird eine neue, unproduktive Diskussion auslösen, die meist in der folgenden Teamsitzung mit den Worten beginnt: „Das habe ich aber anders verstanden!“

Träger einbeziehen.

Inwieweit eine Kooperation zwischen Leitung und Träger notwendig und sinnvoll ist, hängt von ihren im Dienstvertrag festgelegten Aufgaben und Kompetenzen ab. Auf jeden Fall erleichtert es die Arbeit, wenn Kriterien und Prioritäten bei der Dienstplangestaltung mit dem Träger verbindlich abgesprochen sind. Wenn durch unvorhergesehene Umstände die Absprachen kurz- oder langfristig verändert werden müssen, sind eine schnelle Information an den Träger und eine enge Kooperation mit ihm unabdingbar.

Ebenso ist es ein Gebot der Klugheit, sich mit dem Träger abzusprechen, wenn bei der Gestaltung des Dienstplans mit Spannungen, Härten für Einzelne oder Konflikten zu rechnen ist. Vor einer Entscheidung ist sicherzustellen, dass diese vom Träger mitgetragen wird, auch wenn es schwierig wird. In jedem Fall sollte vermieden werden, dass der Träger eine abschließende Entscheidung der Leitung zur Gestaltung des Dienstplans noch einmal kippt, wenn sich z.B. Beschäftigte an der Leitung vorbei mit dem Träger in Verbindung setzen, um eigene, nicht berücksichtigte Interessen geltend zu machen. Dies passiert leider in der Praxis aus unterschiedlichsten Motiven häufiger als erwartet (Träger selbst kann z.B. mit Spannungen und Konflikten nicht gut umgehen, in kirchlichen Einrichtungen will man Frieden oder man befürchtet, dass jemand seinen Unmut öffentlich macht und die Eltern für die eigenen Interessen mobilisiert). Aber damit untergräbt ein Träger die Autorität der Leitung und schwächt sie in ihrer Leitungsfunktion.

Mit besonderen Herausforderungen kreativ und flexibel umgehen.

Es ist unübersehbar, dass die Dienstplangestaltung durch die zunehmende Komplexität der Einrichtungen eine große Herausforderung darstellt. Der Anspruch von Mitarbeiterinnen auf Teilzeitarbeit ist eine davon und im Grunde Fluch und Segen zugleich. Viele Fachkräfte begrüßen es, je nach Lebensumständen ihre Arbeitszeit verändern zu können, und wäre dem nicht so, würden noch mehr Fachkräfte in den Einrichtungen fehlen. Dennoch erfordert die Planung mit den unterschiedlichsten Zeitkontingenten, die in der Praxis mittlerweile zwischen ein paar Stunden und einer Vollzeitbeschäftigung variieren, ein größeres Überblickswissen, die Fähigkeit, in größeren Zusammenhängen zu denken, und kreatives Organisationsgeschick. Mag es auch Arbeitsfelder geben, bei denen man mit Hilfe rein rechnerischer Verteilung der Arbeitszeit über die Wochentage zu einem Dienstplan kommt. In Kindertageseinrichtungen geht es aber um Kinder, die verlässliche Beziehungen brauchen. Wer jemals in einer Einrichtung gearbeitet hat, in der fast keine Vollzeitkräfte mehr zur Verfügung stehen, weiß, wie schwierig es ist, einen Dienstplan zustande zu bringen, bei dem nicht die Kinder den Fachkräften erklären müssen, was im Laufe des Tages passiert ist, weil sie die einzigen sind, die den gesamten Tagesablauf in der Einrichtung erlebt haben. Je häufiger ein Fachkräftewechsel notwendig ist, umso genauer und sorgfältiger muss beim „Schichtwechsel“ die Übergabe gestaltet werden. Dazu braucht es Überlappungszeiten, in denen sich die beteiligten Fachkräfte informieren und absprechen können, sowie eine sorgfältige schriftliche Dokumentation.

Ist einerseits der höchste Personaleinsatz erforderlich, wenn die meisten Kinder die Einrichtung besuchen, kann dies andererseits bedeuten, dass in belegungsschwächeren Zeiten etwas Zeit auf einem Zeitkonto angespart werden kann. Diese kann dann eingesetzt werden, um Ausfälle wegen unvorhergesehener Krankheit oder wegen Fortbildung zu kompensieren. Hilfreich ist es aber, für den krankheitsbedingten Personalausfall Regelungen zu treffen, die es der Leitung erlauben, schnell zu handeln. Beispielsweise, dass geklärt ist, welche Teilzeitkraft kurzfristig aufstockt oder dass eine externe Aushilfskraft geholt werden kann. Wichtig ist, dass die Fachkraft, die in Ausnahmesituationen einspringt, nicht hinterher im Normalbetrieb fehlt. Sonst wird an der einen Stelle ein Loch gestopft und an der anderen eins aufgerissen.

Überblick gewinnen durch Erfassung der Arbeitszeit.

Arbeitszeiterfassung ist in den meisten Betrieben oder Organisationen eine Selbstverständlichkeit und aus mehreren Gründen notwendig und sinnvoll. Sie dient arbeitsrechtlich als Nachweis über die geleistete Arbeit, gibt darüber Auskunft, ob die zeitlichen Vereinbarungen des Arbeitsvertrags erfüllt sind, und gibt den Beschäftigten und dem Arbeitgeber in diesem Punkt Rechtssicherheit. Gleichzeitig ist die Arbeitszeiterfassung ein Instrument, mit dem arbeitsintensive Zeiten und zeitintensive Tätigkeiten objektiv festgestellt und dokumentiert werden können. Da es – wie in allen Berufen – auch bei pädagogischen Fachkräften in Kitas und Kindergärten eine unterschiedliche Einschätzung der Belastungen gibt, die sich aus den beruflichen Anforderungen ergeben, kann diese Dokumentation zur Objektivierung subjektiv empfundener Belastungssituationen beitragen und dadurch entlastend wirken. Gleichzeitig kann sie Grundlage für die Arbeitsreflexion (Erreichen wir mit diesem Zeitaufwand die Ziele, die wichtig und konzeptionell vorgegeben sind? Tun wir nicht nur viel, sondern auch das Richtige?) sein:

  • Schwerpunktsetzung: Was nehmen wir uns vor und was lassen wir ggf. auch mal weg?
  • Steuerung - der Arbeitsabläufe: Was könnten wir besser organisieren und vorbereiten? - der Arbeitsverteilung: Gibt es Synergieeffekte? Müssen alle alles tun oder was könnte ggf. an jemanden delegiert werden, dem diese Tätigkeit leichter von der Hand geht?
p>Die systematische Arbeitszeiterfassung gibt jeder Fachkraft die Möglichkeit, den Einsatz der Arbeitskraft selbst zu kontrollieren, um eine dauerhafte Überbelastung zu verhindern, was wiederum der Psychohygiene dienen kann. (Workaholics starten ihre „Karriere“ meist damit, dass sie ihre Stunden nicht mehr aufschreiben, was sie dann oft erst wieder nach dem Burnout in der Reha lernen.) Gleichzeitig kann die verantwortungsbewusste

Nun gibt es für viele Fachkräfte in Kindertageseinrichtungen eine Besonderheit, die es nur in wenigen anderen Berufen gibt: Die Einteilung in „Arbeitszeit mit den Kindern“ und „Arbeitszeit für Vorund Nachbereitung“ der pädagogischen Arbeit, für Elternarbeit, Dokumentation der Beobachtungen, Planung individueller Bildungsangebote u.v.m. Würden alle diese Tätigkeiten in der Einrichtung erledigt, könnte man die Arbeitszeit problemlos wie in vielen Industriebetrieben bei Eintritt und Verlassen des Arbeitsplatzes mit der Stechuhr erfassen. Da es in vielen Einrichtungen gängige Praxis ist, einen Teil der Vor- und Nachbereitung – ähnlich wie bei Lehrern – nicht am Arbeitsplatz zu erbringen, entsteht zusätzlich die Notwendigkeit, die Dauer dieses Arbeitsaufwands zu dokumentieren und seitens der Leitung zu kontrollieren, um die Erfüllung der zeitlichen Anforderungen aus dem Arbeitsvertrag nachweisen zu können.

Während man früher schlicht geglaubt hat, dass dieser Teil der Arbeit außerhalb der Einrichtung auch tatsächlich erbracht wurde, wird in den letzten Jahren zunehmend ein Nachweis darüber verlangt. Da in Kitas und Kindergärten Aufgaben anfallen, die einerseits nicht in der Arbeitzeit mit den Kindern erledigt werden können (Entwicklungsgespräche mit Eltern, Elternabende, Kontakte zu anderen Institutionen etc.), andererseits aber nicht wöchentlich anfallen, macht es Sinn, diese Arbeit zu erfassen, damit Fachkräfte und Leitung den Überblick behalten.

Eine Anmerkung zum Schluss.

In der Praxis wird häufig beklagt, dass durch die vielfältigen Tätigkeiten „Mehrarbeits- oder Überstunden“ anfallen, und richtig ist, dass manches Gespräch oder manche Sitzung länger dauert als geplant. Dennoch: Überstunden „fallen“ nicht „an“, sondern es gibt jemanden, der dafür verantwortlich ist, dass der Zeitrahmen eingehalten wird. Keine Frage: In jedem sozialen Arbeitsfeld gibt es immer etwas, das noch für die Zielgruppe getan werden könnte. Allerdings gibt es nicht ohne Grund auch einen Arbeitsvertrag, der eine bestimmt Stundenzahl festschreibt. Diese dauerhaft und regelmäßig zu überschreiten, macht krank – das wissen vernünftige Menschen. Neben der Verantwortung für ihre Zielgruppe tragen pädagogische Fachkräfte auch eine Verantwortung für sich selbst und ihr Privatleben. Deshalb gehören eine systematische Erfassung der Arbeitszeit und die dadurch mögliche Steuerung zur Professionalität der Arbeit in Kindertageseinrichtungen – zur Eigen- und Fremdkontrolle. 

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