Wie die Einbindung Freiwilliger gelingt: Ehrenamtliches Engagement

Politik und Träger erwarten immer häufiger eine Einbindung des Sozialraumes in die Angebotsstruktur von Kitas sowie eine Anpassung an die veränderte Alltags- und Lebensgestaltung der Familien. Im besten Falle hat dies die Entwicklung von der Kita hin zum Familienzentrum, verbunden mit der unbedingt erforderlichen Finanzierung von Personalstunden und mit dem Aufbau eines großen Netzwerkes von Ehrenamtlichen zur Folge. Doch nicht nur Familienzentren, auch die herkömmliche Kita kann von einer Einbindung ehrenamtlicher Kräfte profitieren, wie folgende Praxiserfahrungen zeigen.

Den Einsatz planen

In unserer Kita gab es seit Langem Ehrenamtliche, die unsere Einrichtung auf ganz individuelle Weise und oft im Verborgenen unterstützten. Dazu gehörten der pensionierte Lehrer, der die naturwissenschaftliche Bildung durch die Anfertigung und Wartung von Experimentiermaterialien unterstützte, aber auch die Seniorin, die immer wieder mit besonderen Materialien die Kreativität im Atelier förderte. Es gab auch Eltern, die zusammen mit Kindern unser wöchentliches, gesundes Frühstück vorbereiteten und natürlich das Engagement im Beirat und Förderverein. Doch erst mit dem Wandel von der Kita hin zum Familienzentrum geriet das Ehrenamt richtig ins Blickfeld. Die eigenen, langjährigen Beobachtungen der Kinder und ihrer Bildungswege, die regelmäßigen, aufschlussreichen Begegnungen mit Eltern und eine Analyse des Kita-Umfeldes halfen uns bei der Planung der ersten zusätzlichen Angebote.

In Anbetracht der erkennbaren Bedürfnisse der Kinder und des Umfelds der Kita planten wir zunächst ein Angebot für Kinder im Bereich sprachlicher Bildung und ein Familiencafé. Hierbei war uns vor allem ein regelmäßiges Zustandekommen der Angebote sehr wichtig.
Vorrangig ging es um das „Verschenken von Zeit“ an Kinder und ihre Familien. Ungestörte Zeit für gemeinsames Erleben erschien uns genauso wichtig wie Beratung und Unterstützung. Zeit - vor allem die fehlende Zeit - schien in den Familien ebenso ein zentrales Thema zu sein wie in unserem Berufsalltag. Wichtige Aktivitäten wie beispielsweise das Vorlesen und Erzählen blieben auf der Strecke. Wie kann also „geschenkte Zeit“ aussehen und wer hat überhaupt „Zeit zum Verschenken“? Als Koordinatorin des Zentrums stellte ich mich gemeinsam mit unserer Kitaleiterin und dem Team diesen Fragen. Um eine Mehrbelastung des Teams zu verhindern, ist allerdings von Anfang an ein gutes Zeit- und Organisationskonzept wichtig.

Menschen suchen, die „Zeit verschenken“ möchten?

Die inhaltliche und organisatorische Planung eines Angebotes für Kinder oder ihre Familien ist erst abgeschlossen, wenn geklärt wurde, welches Angebot die Einrichtung möchte, wo und wann es stattfinden soll und welche Aufgaben ehrenamtliche Mitarbeiter übernehmen sollen. Danach kann die Suche nach Menschen, die etwas von ihrer persönlichen Zeit verschenken wollen, beginnen. Hilfreich sind dabei schriftliche Aufgabenbeschreibungen. Im Hinblick auf die viel zu geringen Verfügungszeiten der Erzieher/innen sollten sie von der Leitung erstellt werden. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit erscheinen diese Aufgabenbeschreibungen, ähnlich wie Stellenannoncen, in Stadtteilzeitungen, Gemeindebriefen, Kitazeitungen und auf Infowänden. Das Interesse wird so zwar geweckt, aber oft bleibt trotzdem noch das Bedürfnis nach einem persönlichen Austausch. Ich erlebte immer wieder, dass erst der persönliche Kontakt zur Mitarbeit ermutigen konnte. Überall da, wo Begegnung stattfand, wie zum Beispiel bei Kita- oder Gemeindefesten, bot sich die Chance zur persönlichen Ansprache. Wir machten gute Erfahrungen mit einem kleinen Infotisch zum Thema „Ehrenamt“, der regelmäßig und ohne großen Zeitaufwand bei Festen aufgestellt und von jeweils einer Kollegin betreut wurde. Hier fanden Interessierte aktuelle Aufgabenbeschreibungen, eine „Wunschbox“ für Ideen und Anregungen und später auch Fotodokumentationen schon bestehender Angebote. Gibt es bereits Kooperationen zwischen der Kita und anderen Institutionen im Stadtteil, erfahren sie auch auf diesem Wege häufig von Menschen, die eine sinnvolle Betätigung suchen.
Wünschenswert ist es, Menschen unterschiedlicher Generationen und Kulturen für das Ehrenamt zu gewinnen, dafür braucht es aber erfahrungsgemäß einen langen Atem. Es waren bei uns anfangs oft ältere Menschen, die Interesse an einer neuen Tätigkeit und Herausforderung hatten und für die der freiwillige Einsatz auch teilweise zu einer Art der Selbstverwirklichung wurde. Sie lebten überwiegend im Stadtteil, hatten manchmal schon einen Bezug zur Einrichtung. Ich erlebte später häufig, dass Ehrenamtliche, die sich mit unserer Einrichtung und ihrer Arbeit identifizierten, andere zur Mitarbeit motivierten, ihre „ansteckende“ Freude zeigte Erfolg. Bei der gezielten Ansprache durch die pädagogischen Fachkräfte oder auch durch bereits aktive Ehrenamtliche hat sich eine schriftliche Aufgabenbeschreibung als sehr hilfreich erwiesen. Sie ermutigt, verhindert aber bei den Interessierten gleichzeitig das Gefühl, zur Mitarbeit gedrängt zu werden, sie gewährt beliebig viel Zeit zur Entscheidungsfindung.
Einige Träger plädieren bei der Einbindung Ehrenamtlicher für eine schriftliche Vereinbarung im Vorfeld. Wir entschieden uns bewusst dagegen, weil wir befürchteten, dass so der Charakter der Freiwilligkeit verloren gehen könnte und dass diese Form Interessierte abschrecken würde.

Ein guter Einstieg in die Zusammenarbeit ist wichtig

Die folgenden Aussagen sind das Ergebnis unseres eigenen, mehrjährigen Lernprozesses: Im Team muss eine klare Absprache darüber erfolgen, wer die unverzichtbare Begleitung der Ehrenamtlichen übernimmt, also auch Ansprechpartner/ in ist und in welchem Umfang das möglich ist. Das gilt insbesondere für Einrichtungen, die über keine zusätzlichen Personalstunden für Zentrumsarbeit verfügen. Die Entscheidungen dazu setzen ein gemeinsames Verständnis von „Begleitung“ voraus. Diese Begleitung kann als Gesamtaufgabe für die Leitung der Kita oder Krippe gesehen werden, so weit aber die Zeitstrukturen und die Personalsituation der Einrichtung das zulassen, kann die Verantwortlichkeit für jeweils ein Angebot/Aufgabenfeld (z. B. für Vorleseaktionen) auch auf Kolleg/innen übertragen werden. Haben Menschen sich für die ehrenamtliche Mitarbeit entschieden, dient ein persönliches Gespräch nochmals dem detaillierten Informationsaustausch in Bezug auf das Aufgabenfeld und der Klärung von Rechten, Pflichten und gegenseitigen Erwartungen. An dieser Stelle erfahren Ehrenamtliche mehr über die pädagogische Ausrichtung der Einrichtung und ihre Alltagsstrukturen. Gelingt es uns, ihnen zu vermitteln, dass sie mit ihrer Tätigkeit zu einem Teil des Ganzen werden, ergibt sich daraus die nötige Verbindlichkeit - auch ohne schriftliche Vereinbarung. Ob es zur Einbindung Ehrenamtlicher Vorgaben oder Angebote vom Träger oder den Landesjugendbehörden gibt, muss im Vorfeld geklärt werden. Die Regelung des Versicherungsschutzes kann beispielsweise kompliziert sein, da die regelmäßige Einbindung Ehrenamtlicher im Elementarbereich noch nicht überall zum Alltag gehört. Bei den meisten Trägern ist ein „Erweitertes Führungszeugnis“ für die ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen erforderlich. Einige Träger bieten die Teilnahme an Fortbildungen an, andere gewähren eine kleine finanzielle Aufwandsentschädigung.
Am Beispiel der Vorlesezeiten wird erkennbar, dass die Einbindung Ehrenamtlicher ein Entwicklungsprozess für alle ist. Vor Beginn unserer Vorlesezeiten für Kinder traf ich mich als Verantwortliche mit den Vorlesern und Vorleserinnen, um neben der Organisation auch über Vorlesetechniken, die Auswahl von Büchern und pädagogische Aspekte der Tätigkeit zu sprechen. Mehrere Ehrenamtliche kommen seitdem einmal wöchentlich vormittags für ein paar Stunden in die Kita, fühlen sich jeweils einer Kita- oder Krippengruppe zugehörig und finden dort in der Gruppenerzieherin ihre Ansprechpartnerin für alle weiteren Absprachen, Fragen, Unsicherheiten. Sie werden für die Kinder zu Vorleserinnen und Gesprächspartnerinnen und verschenken ungeteilte Zeit und Zuwendung. Die Kinder genießen ihre Anwesenheit, die Erwachsenen schätzen ihre Unterstützung und Verlässlichkeit. Trotz allem bleibt die Freiwilligkeit bewahrt, also auch die Chance der Vorleserinnen, ihr Kommen kurzfristig abzusagen oder sich vielleicht mal für zwei Wochen eine „Auszeit“ zu nehmen. Fast alle Ehrenamtlichen bestätigten mir in den letzten Jahren, dass genau diese Freiheiten des Ehrenamtes ihnen wichtig sind und zur Entscheidung im Vorfeld beitrugen.
Dank einer wachsenden Gruppe ehrenamtlicher Mitarbeiter/innen konnte das Vorleseangebot später erweitert werden. Seit vielen Jahren findet jetzt zusätzlich einmal wöchentlich nachmittags die Aktion „Bücherwürmer und Leseratten“ statt. 15 bis 25 Kinder treffen sich in mehreren Vorlesegruppen und zu einem kleinen Begleitprogramm rund um die Buch-Schreibkultur (Kreativangebote, Geschichten usw.). Ungefähr 12 Ehrenamtliche, die wechselweise im Einsatz sind, ermöglichen mit ihrem Engagement dieses beliebte Angebot. Auf der einen Seite erfordern Angebote in diesem Umfang intensivere Begleitung, also auch mehr Zeit von uns - auf der anderen Seite erleichtert es auch den Einstieg für alle Beteiligten, wenn sich mehrere Ehrenamtliche an einem Angebot beteiligen. Schon während der Planungszeit und in der ersten Umsetzungsphase wirkte die Zusammenarbeit in der Gruppe auf die einzelnen Vorleser/innen ermutigend und motivierend. Verantwortung teilen, gemeinsam etwas Neues beginnen - das nahm anfängliche Ängste und stellte den Spaß an der Sache in den Vordergrund. Ich sorgte für eine effektive Organisation und erstellte einen „Einsatzplan“ mit Terminen und Zuständigkeiten. Meistens finden sich innerhalb einer Gruppe Ehrenamtliche, die gerne weiter reichende Kompetenzen zur Verfügung stellen, wie zum Beispiel die Fähigkeit zu organisieren. Auf diese Weise konnte auch ich einen Teil meiner Begleitungsaufgabe wieder abgeben und musste weitaus weniger Zeit investieren. Ähnliche Erfahrungen konnten bei der Planung eines Familiencafés und an zahlreichen anderen Verknüpfungsstellen von haupt- und ehrenamtlicher Arbeit gemacht werden.

Begleitung anbieten und Beziehung aufbauen

Die Bedeutung einer guten Begleitung Ehrenamtlicher wurde aber auch, über die Planungs- und Einstiegsphasen hinaus, auf unterschiedliche Weise deutlich. Sie zeigte sich, wenn Ehrenamtliche über die Erfahrungen in ihrem Tätigkeitsbereich sprechen wollten und mussten. Es war unsere Aufgabe, eine geeignete Form des Austausches zu finden. Die Zusammenarbeit mit einem Team von Ehrenamtlichen bewährte sich. Regelmäßige Treffen in entspannter, angenehmer Atmosphäre dienten der Reflexion der Arbeit, boten auch Zeit für Begegnung und privaten Austausch, garantierten aber gleichzeitig die für uns wünschenswerte Ausgewogenheit von Nähe und Distanz. Wenn in Einzelgesprächen Ehrenamtliche sehr viel mehr als fachliche Unterstützung oder berechtigte Anerkennung erwarten, fiel es manchmal schwer, für diese Ausgewogenheit zu sorgen. Rückte das Mitteilungsbedürfnis in Bezug auf die eigene Befindlichkeit, auf persönliche Lebenskrisen usw. immer wieder in den Vordergrund, übernahm ich eine Rolle, die mir nicht angemessen erschien. Mir war dabei bewusst, dass ehrenamtliches Engagement aus unterschiedlichen Beweggründen (zum Beispiel Flucht vor dem Alleinsein) geschieht und dass eine „Portion“ Eigennutz seine Berechtigung hat. Ich sah auch, dass die vertrauensvollen Beziehungen, die sich zwischen pädagogischen und ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen durch einen achtsamen und respektvollen Umgang miteinander entwickelt hatten, unsere Zusammenarbeit förderten. Alle im Kitateam empfanden diese Beziehungen als bereichernd - aber wir wollten auch die nötige Abgrenzung. Sie gelang sehr viel besser durch den Austausch in der Gruppe und durch Teamarbeit. Offene Angebote (z. B. Familiencafés), die nur in geringem Maße die Alltagsstrukturen der Einrichtung beeinflussen, können nach der ersten Phase der Umsetzung von Ehrenamtlichen selbstständig durchgeführt werden. Begleitung kann sich auf die Organisation (Termin- und Aufgabenplanung) beschränken oder sogar ganz überflüssig werden. Offene Familiencafés scheinen hier ein gutes Übungsfeld für alle zu sein. Innerhalb einer Gruppe Ehrenamtlicher finden beim Caféangebot viele die Chance, ihre individuellen Kompetenzen für die passenden Aufgaben einzusetzen, Verbindlichkeit an dieser Stelle zu akzeptieren und so zum Gelingen einer Aktion beizutragen. Ich lernte genau hier, mich schrittweise zurückzunehmen, noch mehr auf die freiwilligen Mitarbeiter/innen zu vertrauen und nur im Notfall zu unterstützen. Begleitung beinhaltet immer die Wertschätzung ehrenamtlichen Engagements. Bei uns gibt es im Team und in Absprache mit dem Träger eine Einigung darüber, dass alle Ehrenamtlichen, unabhängig vom Umfang ihres Einsatzes, gewürdigt werden sollten. Das regte mich an, ein Verzeichnis anzulegen mit allen Menschen, die unsere Arbeit im Verlauf eines Jahres auf freiwilliger Basis unterstützten. Sie alle haben ein Recht darauf, mit ihren unterschiedlichen Talenten und Kompetenzen wahrgenommen zu werden - von uns, von Eltern, vom Träger und der Öffentlichkeit. Sie verdienen immer aufs Neue ein „Dankeschön“. Mit kreativen Formen der Wertschätzung machen wir gleichzeitig die freiwillige Mitarbeit für alle, die mit unserem Haus verbunden sind, transparent.

Möglichkeiten der Wertschätzung und Danksagung:

• Infowände im Eingang mit Fotos der Ehrenamtlichen und ihrer Einsatzbereiche,
• Berichte über ehrenamtliche Tätigkeiten in Gemeindezeitungen, Stadtteilpresse usw.,
• Regelmäßige Austausch- und Reflexionstreffen,
• Neujahrsempfang, Adventsfeier oder Sommerfest für Ehrenamtliche, sowie regelmäßige Einladungen zu Festen der Einrichtung,
• Persönliche Vorstellung der Ehrenamtlichen im Rahmen von Veranstaltungen,
• Berichte über ehrenamtliche Arbeit bei Elternveranstaltungen und Beiratstreffen,
• „Dankeschöns“ in Form kleiner Geschenke. Diese sollten einen Bezug zur Tätigkeit haben, z. B. ein Lesezeichen für Vorleser/innen, Grußkarten mit Einrichtungslogo oder Bücher zum Vorlesen. Bei uns und in anderen größeren Einrichtungen hat sich ein sogenanntes Ehrenamtskonzept, das gemeinsam mit dem Träger erstellt wurde, als hilfreich erwiesen. Es beschreibt die Grundprinzipien ehrenamtlicher Arbeit und die Schwerpunkte und Besonderheiten der betreffenden Einrichtung (Einsatzbereiche, Formen der Wertschätzung usw.). Die Erstellung des Konzeptes war zeitaufwendig, wurde von uns aber später als Arbeitserleichterung und als „Gerüst für die Einbindung des Ehrenamtes“ wahrgenommen.

Ausblick

Ich erfahre in meinen Seminaren, dass immer mehr Kitas und Krippen, die weit über den Tellerrand hinausblicken, nach Alternativen suchen, um noch mehr familiennahe Angebote machen zu können. Das darf auf keinen Fall zu einer erhöhten Arbeitsbelastung in unseren Einrichtungen führen oder zur Ausnutzung des ohnehin großen beruflichen Engagements der pädagogischen Fachkräfte. Aus diesem Grunde kann nach meiner Einschätzung eine gut durchdachte Verknüpfung mit dem Ehrenamt sinnvoll sein. Unter der Voraussetzung, dass die für eine Begleitung ehrenamtlicher Mitarbeiter/ innen erforderlichen Zeiten zur Verfügung stehen, werden die vielen Talente und Kompetenzen zu einer Bereicherung für unsere Kinder und für alle beteiligten Erwachsenen.