Die Beobachtung und Dokumentation der verschiedenen Entwicklungsprozesse des Kindes hilft den Fachkräften dabei, ihre pädagogische Arbeit zu reflektieren und diese weiterzuentwickeln. So können sie individuell auf jedes Kind eingehen und direkt an seinen Interessen und seinem Entwicklungsstand ansetzen. Außerdem ermöglicht es die Beobachtung, sowohl die Stärken und Fähigkeiten des Kindes als auch Bereiche zur erkennen, in denen dieses gezielte Unterstützung und Förderung benötigt.
Für eine gelingende Bildungs- und Erziehungspartnerschaft ist die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Eltern und Erziehungsberechtigten sehr wichtig. Dokumentierte Beobachtungen machen die Entwicklung des Kindes in der Kita für diese transparent und nachvollziehbar. Gegebenenfalls dienen die Dokumentationen auch als Basis für den interdisziplinären Austausch mit Logopäden, Bewegungstherapeuten, Kinderärzten oder Schulen und zur Definition und Festlegung notwendiger Fördermaßnahmen.