Raus aus dem TeufelskreisQualitätsmanagement im Team einführen

Qualitätsmanagement hilft bei der Lösung häufig wiederkehrender Probleme. Der Aufwand zu Beginn zahlt sich aus, weil er langfristig auch schlecht ausgestatteten Teams effiziente Arbeit ermöglicht.

Raus aus dem Teufelskreis
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Immer wieder wenden Teams viel Zeit auf, um die immer gleichen Themen zu diskutieren. Die Hausaufgabenbetreuung etwa ist ein häufiger Konfliktstoff. Oft schafft es das Team nicht, eine zielgerichtete Debatte mit einem Ergebnis zu führen, das für alle bindend und vor allem auch gut dokumentiert ist. Es gehen Zeit, Inhalte und Energie verloren. Ein Qualitätsmanagement (QM) kann helfen, zielorientiert und effizient zu arbeiten.

WAS IST QUALITÄTSMANAGEMENT?

Qualität ist die Güte, die Beschaffenheit eines Produkts oder einer Leistung, zum Beispiel die Gestaltung der Freizeit, des Mittagessens oder der Hausaufgaben. Diese Qualität muss gemanagt werden, auch in der Schulkindbetreuung. Horte als Einrichtungen der Jugendhilfe nach dem Sozialgesetzbuch VIII haben einen gesetzlichen Auftrag: „(1) Die Träger der öffentlichen Jugendhilfe sollen die Qualität der Förderung in ihren Einrichtungen durch geeignete Maßnahmen sicherstellen und weiterentwickeln. Dazu gehören die Entwicklung und der Einsatz einer pädagogischen Konzeption als Grundlage für die Erfüllung des Förderungsauftrags sowie der Einsatz von Instrumenten und Verfahren zur Evaluation der Arbeit in den Einrichtungen.“ Dabei ist Qualitätsmanagement das System bzw. das systematische Vorgehen, das in einer Einrichtung innerhalb des Qualitätsentwicklungsprozesses angewendet wird.

Die Qualität der pädagogischen Arbeit entsteht in einem Aushandlungsprozess mehrerer Beteiligter (Fachkräfte, Eltern, Kinder und Träger) und ist ein vielschichtiger Begriff: Es geht um die Orientierungsqualität (warum mache ich was?), die Prozessqualität (wie erbringe ich die Leistung?), die Strukturqualität (womit soll die Qualität erreicht werden?) und die Ergebnisqualität (wird das Versprochene auch eingehalten?). Die pädagogische Arbeit wird dabei systematisch geplant, gesteuert und überprüft. Jede Einrichtung entwickelt bzw. definiert auf der Grundlage der gesetzlichen Vorgaben und der Konzeption ihre eigene Qualität.

QUALITÄTSMANAGEMENT IM TEAM EINFÜHREN

Die Beteiligung des Teams ist von hoher Bedeutung. In dieser Phase muss die Leitung überzeugend darlegen, dass QM nicht mehr Arbeit, sondern eine andere Art und Weise der Arbeit bedeutet. Befürchtungen müssen offengelegt werden (z. B. dass QM die Kreativität einengen oder zu viel festgelegt werden könnte). Allen Mitarbeitenden muss der mögliche Gewinn klar werden, zum Beispiel:

  • Bessere Umsetzung der Konzeption: Grundsätzliches, Konzeptionelles und Alltag werden besser vernetzt – etwa mit klar festgeschriebenen Abläufen und Zuständigkeiten.
  • Mehr Effizienz entsteht nach der Festlegung von Prioritäten und klaren Dokumentationsstrukturen in gegliederten Diskussions- und Entscheidungsprozessen.
  • Die Arbeit gestaltet sich zielorientiert, Endlosdiskussionen werden vermieden.
  • Ein abgestimmtes gesamtbetriebliches Handeln ersetzt vielfältige Einzelhandlungen.
  • Die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird einfacher.
  • Team, Kinder, Eltern, Träger und Schule profitieren von Transparenz.

SCHLÜSSELPROZESSE IDENTIFIZIEREN

Im nächsten Schritt wird die aktuelle Situation analysiert. Es ist ratsam, sich auf die wesentlichen Themen, die sogenannten Schlüsselprozesse (z. B. die Gestaltung des Ankommens, des Mittagessens, der Hausaufgaben) zu konzentrieren. Nach Einführung des QM-Prinzips kann das Team reflektieren, welche Angebote/Prozesse gerade gut laufen und welche verbessert werden müssen. Priorisieren Sie gemeinsam und suchen sich den ersten Schlüsselprozess zur Verbesserung heraus. Zum Beispiel könnte sich das Team auf die Bearbeitung des Themas Hausaufgaben verständigen.

DIE BEARBEITUNG EINES SCHLÜSSELPROZESSES

1. Beschreibung des Angebots, z. B. Hausaufgabenbetreuung. Erläutern Sie in wenigen Sätzen das Angebot, sodass Außenstehende grundsätzlich wissen, worum es geht.

2. Der Auftrag: Suchen Sie Aussagen zum Auftrag, etwa gesetzliche Grundlagen, Trägervorgaben, Aussagen aus der Konzeption, Aussagen aus Bildungsberichten etc. Diese Aussagen werden in das Formular übertragen. Und sie liefern dem Team Orientierung: Hausaufgaben werden in der Schulkindbetreuung erledigt, aber im Rahmen einer begrenzten Zeit. Nachhilfe soll die Schulkindbetreuung nicht leisten, weil die Kinder die Aufgaben ohne außerschulische Hilfe in angemessener Zeit bewältigen sollen.

3. Klärung der Ziele: Wenn keine Ziele existieren, wird die Arbeit beliebig. Erarbeiten Sie mit dem Team auf Grundlage der gefundenen Aussagen zum Auftrag, welche Ziele im Blick auf das Angebot angestrebt werden. Dabei geht es auch um die Festlegung von Prioritäten: Ist es unser Ziel, dass für die Kinder Nachhilfe geleistet wird, oder sollen die Kinder unter Begleitung der Fachkräfte eigenständig ihre Hausaufgaben erledigen? Erarbeiten Sie mit dem Team weitere überprüfbare Ziele:

  • Kinder wiederholen und vertiefen den gelernten Stoff in der Hausaufgabenbetreuung.
  • Kinder fordern Unterstützung an.
  • Kinder werden in der vorgeschriebenen Zeit fertig.

4. Klärung des Ablaufs und der Zuständigkeiten: An diesem Punkt wird Ihnen und dem Team auffallen, wie viele Punkte besprochen und geklärt werden müssen. Bei den Hausaufgaben muss festgelegt werden, wann sie wie lange und wo erledigt werden. Und welche Fachkräfte die Kinder dabei betreuen. Mit Blick auf die organisatorischen und pädagogischen Tätigkeiten wird geklärt, wie die Ergebnisse dokumentiert werden, wie Vertretungen geregelt sind, wie die Rolle der Fachkräfte sich gestaltet, wie mit fehlenden Arbeitsmaterialien umgegangen wird, etc. Je nach Thema ist es ratsam, Kinder, Eltern und natürlich die Schule in den Prozess einzubeziehen.

DIE ARBEIT MIT EINEM QUALITÄTSHANDBUCH

Nachdem die beschriebenen Bereiche besprochen und im Team entschieden wurden, ist diese Leistungsbeschreibung für das Team verbindlich. Sie braucht nicht im Protokollordner abgelegt werden, sondern in einem für alle Leistungsbeschreibungen extra angelegten Ordner. Mit dem Team kann vereinbart werden, dass nach zwei bis drei Monaten erstmals reflektiert wird – natürlich auf Grundlage der erarbeiteten Leistungsbeschreibung. Kommen neue Mitarbeitende, kann diesen innerhalb eines (auch im QM-System beschriebenen) Einarbeitungsprozesses diese Leistungsbeschreibung ausgehändigt werden.
So bleibt das mit viel Energie erarbeitete Know-how erhalten und kann weitergegeben werden. Nachdem ein Schlüsselprozess bearbeitet wurde, kann das nächste Thema festgelegt werden. Nach und nach sollte sich das Qualitätshandbuch füllen.

Innerhalb dieses Prozesses kommt der Leitung eine zentrale Rolle zu. Sie ist das Bindeglied zwischen dem Träger und der Einrichtung und ist für das einrichtungsinterne QM verantwortlich. Die Leitung steuert den Prozess und ist gleichzeitig Moderatorin, Zielvorgeberin und Ideengeberin. Sie sorgt auch dafür, dass die Perspektive von Kindern, Eltern und Schule einbezogen wird.

KEIN ALLHEILMITTEL, ABER GUTES HANDWERKSZEUG

Qualitätsentwicklung und die damit verbundenen Instrumente sind ein gutes Handwerkszeug, um die Arbeit professionell zu gestalten. Einfache Lösungen gibt es im QM nicht, die Teams müssen diskutieren und entscheiden – nur strukturierter und systematischer als ohne QM. Legen Sie fest, wie Entscheidungen fallen, z. B. mehrheitlich. Qualitätsmanagement gibt eine Struktur vor, die Fachkräfte in ihrer pädagogischen Arbeit nicht einschränkt.

Gleichzeitig bestehen natürlich Fragen: QM benötigt ein bestimmtes Maß an Vor- und Nachbereitungszeit für die Fachkräfte. Leitungen benötigen eine Freistellung. Und eine große Herausforderung wäre, ein QM-System für Betreuungseinrichtung und Schule zu entwickeln. Manchmal sind es aber die kleinen und pragmatischen Schritte, die ein Team voranbringen. In diesem Sinne soll die in diesem Beitrag beschriebene Herangehensweise an ein Qualitätsmanagement ermutigen, sich mit dem Thema zu beschäftigen und in kleinen Schritten die Arbeit zu verändern. Bei allen Methoden ist dabei am wichtigsten, die Bedürfnisse, Rechte, Ideen und Interessen der Kinder und ihrer Familien im Blick zu haben!

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