Hilfe, plötzlich fehlt die Hälfte unseres Personals!: Schnelle Hilfe

Jeden Morgen gilt mein erster Blick – noch zu Hause – dem E-Mail-Account: Termine abrufen, neue Mails vom Träger und von den Eltern checken, Krankmeldungen entgegennehmen. Da das Team Letzteres bereits verinnerlicht hat, treffen die Krankmeldungen meist zwischen 22 und 2 Uhr nachts ein oder ab 5 Uhr morgens, sobald eine Mitarbeiter:in eben spürt, dass sie krank ist und nicht kommen kann. Das hat den Vorteil, dass ich noch vor der Kita-Öffnung reagieren kann, wenn Personal ausfällt.
Doch eines Morgens stockte mir der Atem: Zehn Mitarbeiter:innen hatten sich krankgemeldet. Offenbar grassierte gerade ein Magen-Darm-Virus in der Kita. Plus zwei Fachkräfte im Urlaub bedeutete das: 50 Prozent Personalausfall. Gefragt waren nun ein rascher Überblick über die Fakten, schnelle Entscheidungen und umgehendes Informieren aller Beteiligten.
Da wir seit einigen Jahren Abmeldungen der Kinder nur noch über eine KitaInfo-App entgegennehmen, konnte ich mit drei Klicks feststellen, wie viele Kinder an diesem Tag in den Gruppen sein würden. Auch hier wirkte sich die Krankheitswelle aus.
Schnell musste ein Notfallplan her, denn bis zum Betreuungsbeginn blieben gerade mal knapp 40 Minuten. Ich sortierte die verfügbaren Fachkräfte nach Gruppen und checkte die dazugehörige Kinderzahl. Daraus ergab sich, dass eine Gruppe komplett ohne Fachkräfte war und geschlossen werden musste. Unsere Notkinder fanden in einer anderen Gruppe Platz. Zwei Gruppen mussten zusammengelegt werden und in allen Gruppen fehlte die Pausenabdeckung. Die Eltern und anwesenden Mitarbeiter:innen erhielten die Infos per App. Gleichzeitig informierte ich den Frühdienst telefonisch über die Verschiebungen und bat darum, Gruppe 1 als geschlossen zu kennzeichnen, die Notkinder abzufangen und in die alternative Gruppe zu begleiten. So konnte der Frühdienst erst einmal starten. Sobald ich dann selbst in der Kita war, verlegte ich die Pausenzeiten, plante mich selbst für die Betreuung ein, zählte die tatsächlich anwesenden Kinder, sagte anstehende Eingewöhnungen ab, passte den Tagesablauf an und informierte den Träger über die Ausfälle. Gegen 8 Uhr war der gesamte Tag organisiert und für die kommenden Tage konnten Notfallpläne erstellt werden.